【转载】管理时间=管理人生

著名管理学大师彼得格鲁克在《The Effective Executive 卓有成效的管理者》一书中谈到：Everything requires time.  It is the one truly universal condition. 首先，时间是最稀有的资源，做任何事都需要时间，如果不能够管理时间，将无法管理好任何事。效率的高低，取决于时间管理的优劣。其次，时间是non-renewable resource 非可再生资源，如水东流不复回，一经流逝便无法收回。

我们的每一个决策都会涉及时间成本，需要慎重选择“要做”和“不做”的事。可以说管理好时间，就是管理好自己的人生。

悦然有意识的管理时间近10年：读过近10本时间管理领域的高分书籍（包括之前在全球最火的3个小目标：更美更强更有序！一文中，和大家推荐过2本时间管理书籍：李笑来的《把时间当做朋友》和David Allen的《Getting Things Done》）；下载过20多个时间管理的工具app；为了更好的感知时间流逝，连续1000+天记录自己的每日时间花费。

时间管理让悦然在日常生活中，以更愉悦的心情投入工作和休闲：晒着太阳敲键盘做翻译任务，完工后透过咖啡厅的玻璃天花板，看天上云卷云舒听《冰与火之歌》的有声书；面试时可以有底气的说出：自己是翻译中组织协调能力（含时间精力管理）优秀的，擅长组织协调的人中翻译数一数二。今天就和大家分享下悦然的时间管理心得。

不破不立，分享悦然的时间管理心得前，先带大家走出一些常见的时间管理误区。

误区1：盲目追求学霸日程表，24小时都排满

时间管理，不是为了让自己陷在学习工作中，没有片刻休闲放松的时光；相反，好的时间管理，能够让我们在高效完成学习工作之余放松休闲，有更多时间发展兴趣爱好、陪伴家人和朋友。

同时，不要把自己一天24个小时都排满任务，因为我们往往会高估自己的自觉性，实际只能集中精力1小时，却假设自己可以啃书3小时；并且会低估任务的困难程度，以为只需2小时的事，最后花了3小时的案例在生活中非常常见。再者，排满ABCD四件事，如果第一件事A多花了点时间，就会影响后续BCD这三个任务的安排。

因此，推荐大家在不同任务之间，留有机动时间（比如30分钟），给自己留有余地。

误区2：用很多时间管理app，却依旧管不好时间

如何理解时间管理app与时间管理的关系呢？套用英文中一句经典的句子：It is a means to an end, not an end in itself. 它（这里我们指时间管理应用app）是实现目的的一种手段，它本身并不是（值得追求的）目标。

我们下载时间管理app，是将其作为一种手段，去实现时间管理这一目标，而不是纯粹为了下载app而下载。过分关注时间管理app，却没有形成自己的时间管理方法，就是本末倒置，沉浸在自己看起来很专业、不明觉厉的错觉里，却依旧没能够管理好时间。要谨防这个误区。

误区3：目标过高，没完成就自我嫌弃

刚开始做时间管理（等任何一件略有难度的事）时，目标定小一点，给自己一点适应的时间，然后慢慢加大任务难度，逐步提高能力。

如果未能完成任务，不要陷入自我贬低、自我嫌弃的怪圈，觉得以此能够负面激励到自己：没用的，只会进入没完成任务--自我嫌弃--继续没完成任务的负面循环。相反，要正向鼓励自己，继续尝试，开始行动，逐步树立起自己可以按照计划完成任务的信心，成长为一个井井有条的人。

本文一开头就强调了时间的重要性：时间是宝贵的不可再生资源，是每个人创造价值的生产资料。现实生活中，我们可能会关心自己每一笔钱的去向，是用于报名参加课程，还是去看电影、聚餐了；却常常忽视记录一笔时间账，即我们的时间都用来做什么了？是刷朋友圈、上网络课程，还是出门聚会、陪伴家人了？

悦然每天记录自己的时间账，连续坚持了1000天。一段时间后，有两大收获：

1. 收获一，能客观认识分别在上网、学习、社交等各类事项上花费的时间，有效避免时间方面的认知偏差：如实际只学习40分钟却主观上认为自己已经苦读了2小时，已经沉迷游戏4小时却觉得不过1小时。
2. 收获二，因需记录每件事花费的时间，逐渐能较准确地感知时间流逝，即实际花费了1小时读书，在没看手表的情况下，自己也能感知到已经花费了1小时。这项能力看着普通，却好处多多：清楚已经花费的时间，有助于判断还需投入的时间和长期更合理的安排时间。该能力较难通过其他途径培锻炼，刻意记录时间花费是一种有效的培养方式，并且需要坚持一段时间才见效。

悦然推荐：提升时间感知能力的方法

• 每天记录自己的时间花费，推荐用电子文档，方便后期搜索、分析；至少坚持1个月，推荐坚持2-3个月以上，每周回顾一次时间花费，并结合现阶段的目标在下一周微调。形成对时间较准确的感知能力后，可停止。
• 参考格式：

08:00-09:00，早饭1小时；

09:00-11:00，学习2小时；

11:00-12:00，锻炼1小时；

12:00-14:00，中饭1小时，午睡1小时

14:00-17:00，看书3小时；

17:00-18:30，晚饭1.5小时；

18:30-19:30，看剧1小时；

19:30-21:30，学习2小时；

21:30-23:30，上网1小时，社交1小时；

23:30-08:00，睡觉8.5小时。

• 微信，微信频繁的打开率和提醒功能（长按聊天记录中的某条信息，会跳出“提醒”功能）让它很适合当做备忘录，自己给自己发微信信息，并将自己置顶即可。
• 手机自带日历，日历精确的提醒功能（某一天几点几分，是否每周、每月重复等）很适合用来做一些例行事项，比如缴纳水电费、运动等等。

在探索时间管理的10年间，悦然尝试过很多方法，综合运用了电子软件和纸质日程本，总结下来：

• 电子app尤其适合中长期（每周、每月、年度）任务的录入、细化、规划，非常便于添加、修改、后期回顾；
• 但不可忽视纸质日程本的作用，在网上搜索信息、各个应用间切换时，很容易迷失在电子设备构筑起的虚拟世界中，寄希望于电子设备上的日历、时间管理软件提醒，往往不靠谱，此时极需纸质日程本作为实物提醒，将我们拉回现实世界。且纸质日程本，也很适合写写画画梳理思路，可添加任何相关的票据等实物。

悦然推荐：纸质日程本的正确打开方式

• 趁早日程本（薄本），为A5大小（A4纸一半，约15cm*21cm），本子厚度约1.5cm，可以放入随身的小包；含每月、每天计划。
• 推荐左右分栏使用，左边写学习/工作任务，按照任务优先级排序，每天完成3个最为重要或紧急的任务；右边写其他任务，如更新公众号，或购物、出行等生活琐事。对复杂的任务可以细分步骤，方便执行。
• 做完任务记录下大致花费的时间，巩固对时间的感知，并方便回顾评判自己的做事状态。
• 日程本左右分栏的参考案例：

比起一股脑的开始做事，行动前开动大脑更重要，做事前至少要花5-10分钟安排当天事情的先后顺序。悦然就是参照这个思路，先规划再行动，去全球最大的精品折扣店纽约Woodbury奥特莱斯时，一天内顺利逛完所有自己感兴趣的店；第一次参观纽约大都会博物馆时，一天内把自己当时感兴趣的展馆都逛完，期间还花了2小时认真看了一个肖像画大师的特别展览。

时间管理也是一样，磨刀不误砍柴工。在真正行动前，要依次思考以下问题：

• 除去吃饭、洗漱等例行事项，今天有几小时可以做事？
• 综合考量重要性和优先级，今天完成哪3件事？
• 每件事需要花费多久时间？今天的时间够完成这3件事吗？
• 今天要做ABC三件事，先做哪件，后做哪件？（比如可以先做既重要又紧急的事，或者完成了A有助于推进B，那就把A安排在B的前面）
• 今天不做哪些事，是直接删除这个任务，还是延后到其他时段完成，或者让其他人做？

时间有限，要完成更多事，就需要提高效率。通过专注，我们可以提高单位时间内的效率，甚至达到高度专注的flow 心流状态。flow 心流一词，指将个人精神力完全投注在某种活动上的感觉，为高度专注甚至忘我的状态。

悦然上次更新公众号时就进入了心流状态，集中注意力写得很快，以为只花了1-2小时，一抬头却已是凌晨；苏轼在《赤壁赋》中与友人相谈甚欢“相与枕藉乎舟中,不知东方之既白。” 乐而忘忧，时光飞快，不觉已经彻夜相谈、天都开始蒙蒙亮了。心流或许可遇不可求，但亲测，计时类时间管理app有助于专注。

很多人会采用番茄时钟类app，即以30分钟为一个时间单位，期间工作25分钟，休息5分钟。但悦然认为，专注力不错的小伙伴在完成较复杂任务时，才开始30分钟就需被迫休息不啻为一种干扰，不利于进入心流这样心无旁骛的状态。因此悦然会推荐一些计时更灵活的app。大家选择适合自己的即可。

悦然推荐：利于专注的时间管理app

• iHour，仅限苹果设备，可以设置10+个任务，可自由计时，也包含倒计时（可自定义30分钟、50分钟），有提醒功能。
• Jiffy，仅限安卓设备，免费版可设置3个任务，相当于安卓版的iHour。
• 以上软件不仅有利于当下专注任务，也适合每周、每月回顾时间花费，并分析哪项任务的时间投入足够、哪项任务时间投入不够等等。